Kuidas vältida 3PL-i ladude ja nende klientide vahelisi laovaidlusi

Kolmanda osapoole logistika (3PL) laod haldavad sageli mitme kliendi laoseisu ühe katuse all. Igal kliendil võivad olla erinevad tooted, vastuvõtugraafikud, tellimuse nõuded, varude omandireeglid ja aruandlusootused. Kui laoarvestus ei vasta füüsilisele laoseisule, võivad lahkarvamused tekkida puuduvate kaubaaluste, valede koguste, kahjustatud kaupade, hilinenud uuenduste või registreerimata laoliikumise tõttu.

Varude vaidlused võivad laohalduritele, klienditeenindusmeeskondadele ja kontohalduritele kulutada väärtuslikku aega. Samuti võivad need tellimuste täitmist edasi lükata, arveldamist keerulisemaks muuta ja kliendisuhteid nõrgendada. Nende vaidluste ärahoidmine nõuab enamat kui juhuslikku laoarvestust. 3PL-i ladu vajab ühtseid tehingudokumente, selgeid kohustusi, usaldusväärset asukohahaldust ja dokumenteeritud protsessi erinevuste uurimiseks.

See juhend selgitab, kuidas 3PL-i operaatorid saavad vähendada klientidega varude vaidlusi, parandada laoseisu jälgitavust ja luua usaldusväärsemaid varude kontrollimise protseduure.

1. Mõistke 3PL-i varude vaidluste levinumaid põhjuseid

Laovaidlused arenevad tavaliselt siis, kui kauba füüsiline liikumine ja vastavad arvestused ei ühti. Ladu võib hoida õigeid tooteid, kuid registreerida vale koguse või asukoha. Teise võimalusena võib laoseisusüsteem näidata kaupu, mida füüsilise kontrolli käigus ei leita.

Levinud põhjused on järgmised:

• Vastuvõtmise lahknevused:Tarnitav kogus erineb ostutellimusest, tarneteatisest või tarnedokumentidest.
• Registreerimata varude liikumised:Kaubaaluseid teisaldatakse asukohtade vahel ilma nõutavat tehingut sooritamata.
• Valimisvead:Valitakse valed kogused või on laovarud paigutatud valele kliendi tellimusele.
• Kahjustused ja puudused:Kaubad on kahjustatud, puuduvad või kasutuskõlbmatud, kuid laoseisu ei värskendata.
• Kliendi omandiõiguse segadus:Erinevatele klientidele kuuluvad tooted ei ole laoarvestuses selgelt identifitseeritud.
• Hilinenud süsteemivärskendused:Füüsilised toimingud lõpetatakse enne laoarvestuse uuendamist.
• Ebaselged tegevuskohustused:Ladu ja klient on eriarvamusel, kes peaks varude korrigeerimise kontrollima, aru andma või kinnitama.

Algpõhjuse tuvastamine on oluline. Varude koguste korduv muutmine ilma lahknevuse tekitanud protsessi uurimiseta võib ühe kirje ajutiselt lahendada, võimaldades samal probleemil korduda.

2. Looge selge vastuvõtmise kinnitusprotsess

Vastuvõtmine on 3PL lao üks olulisemaid kontrollpunkte. Kui sissetuleva kauba kogus, toote identiteet või seisukord on valesti registreeritud, võib viga mõjutada iga järgnevat laotehingut.

Kauba saabumisel peaksid laotöötajad järgima järjepidevat kontrolliprotseduuri, mis vastab teeninduslepingule ja saadetise jaoks saadaolevale teabele.

Praktiline vastuvõtuprotseduur peaks sisaldama järgmist:

1. Kontrollige saadetise viidet ja klienti või kontot, kuhu kaup kuulub.
2. Võrrelge saadud tooteid asjakohaste tarnedokumentide ja eeldatava saadetise teabega.
3. Kontrollige SKU-d, kaubaaluste arvu, kogust ja muid nõutavaid tunnuseid.
4. Kontrollige pakendi nähtavaid kahjustusi või muid erandeid vastavalt vastuvõtuprotseduurile.
5. Enne vastuvõtva tehingu lõpuleviimist registreerige puudused, ülemäärased kogused, tuvastamata kaubad või kahjustatud kaubad.
6. Vajadusel jäädvustage tõendavad tõendid, näiteks fotod, allkirjastatud saatedokumendid või erandite aruanded.
7. Kinnitage, et vastuvõtukirje on laohaldussüsteemi sisestatud.

Näiteks kui saatedokumendis on loetletud 24 kaubaalust, kuid vastu võetakse ainult 23, tuleks lahknevus dokumenteerida vastuvõtmise etapis. 24 kaubaaluse registreerimine ilma kontrollita võib tekitada hiljem vaidluse, kui klient taotleb puuduvat laoseisu.

Ladu peaks eristama ka dokis kinnitatud kogust ja vedaja või tarnija teatatud kogust. Need arvud võivad erineda ja dokumendid peaksid vajaduse korral selle eristuse säilitama.

3. Eraldage selgelt kliendi inventar

Mitme kliendiga 3PL-i rajatises peab varude omandiõigus jääma selgeks isegi siis, kui tooteid hoitakse samas hoones või samas üldises ladustamistsoonis.

Klientide eraldamist saab hallata laosüsteemi kirjete, tootesiltide, kaubaaluste identifikaatorite, asukohakoodide või nende juhtelementide kombinatsiooni kaudu. Sobiv meetod sõltub lao süsteemidest, kliendilepingutest, toote omadustest ja tööprotseduuridest.

Olulised juhtelemendid hõlmavad järgmist:

• Määrake iga varude kirje õigele kliendikontole.
• Kasutage ühtseid SKU ja toote identifitseerimise reegleid.
• Säilitage selge seos kaubaaluste identifikaatorite ja laoarvestuse vahel.
• Määrake, kas jagatud riiuliread või salvestustsoonid on lubatud.
• Enne kaupade väljavõtmist, üleandmist, koondamist või vabastamist kontrollige kliendi omandiõigust.
• Hoidke piiratud, karantiini pandud või vaidlustatud varud saadaolevatest varudest eristatuna.

Erinevatel klientidel võivad olla sarnased tooted või kasutada võrreldavate kaupade jaoks erinevaid koode. Laotöötajad ei tohiks eeldada, et visuaalselt sarnased tooted on omavahel asendatavad. Enne tehingu lõpetamist tuleks kontrollida kliendikontot, SKU-d, partii või partii üksikasju, kui see on asjakohane, ja laoseisu.

Füüsilise salvestusruumi korraldamise kohta lisateabe saamiseks vaadake JINHUI Racki juhenditkaubaaluste riiulite korraldamine mitme kliendiga 3PL laos.

4. Registreerige iga varude liikumine

Varude vaidlused tekivad sageli siis, kui kaupu füüsiliselt teisaldatakse, kuid vastav süsteemitehing puudub, viibib või on määratud valesse asukohta.

Kaubaalus võib liikuda vastuvõtmiselt ajutisele seiskamisele, seejärel riiulisse, hiljem komplekteerimisalale ja lõpuks väljaminekusse. Iga liikumine peaks järgima lao tehinguprotseduuri, et laoseisu ajalugu jääks jälgitavaks.

Iga asjakohase liikumise kohta peaks ladu registreerima:

• Toote või kaubaaluse identifikaator.
• Kliendikonto ja SKU.
• Algne ja sihtkoha asukoht.
• Kogus liikus.
• Tehingu kuupäev ja kellaaeg, nagu süsteem toetab.
• Käitaja või vastutav protsess, kui see on registreeritud.
• Vajadusel liikumise põhjus.

Ajutised ladustamisalad nõuavad erilist tähelepanu. Kui kaubaalus viiakse kiirel perioodil ülevoolutsooni, tuleks uus asukoht registreerida, mitte käsitleda mitteametliku hoidmiskohana.

Järjepidevad asukohakirjed aitavad laomeeskondadel ka uurida, kas puuduvad varud on tegelikult rajatisest lahkunud või on need lihtsalt teise hoiukohta teisaldatud.

5. Kasutage jälgitavuse parandamiseks riiuli asukohahaldust

Laovarude kirje peaks ühendama toote selle füüsilise asukohaga. Teadmine, et kliendil on kokku 50 alust, on vähem kasulik, kui ladu ei suuda kindlaks teha, kus neid aluseid hoitakse.

Ühtne riiuli asukoha struktuur võib sisaldada tsooni, rida, lahtrit ja hoiutaset. Täpne formaat peaks ühilduma lao paigutuse ja laovarude haldussüsteemiga.

Näiteks asukohakood, nagu A-03-02-04, võib tuvastada konkreetse tsooni, rea, lahe ja taseme, kui ladu on oma asukoha struktuuri nii määratlenud. Kood ise on kasulik ainult siis, kui seda rakendatakse järjepidevalt ja seostatakse tegeliku füüsilise asukohaga.

Kasulikud tavad hõlmavad järgmist:

• Märgistage riiulite asukohad selgelt ja järjepidevalt.
• Säilitage füüsiliste asukohtade ja süsteemikirjete täpne kaardistamine.
• Salvestage asukohamuutused kohe.
• Enne kaubaaluse ära panemist kontrollige sihtkohta.
• Puuduvate või valesti paigutatud inventari uurimisel kontrollige füüsilist asukohta.
• Veenduge, et laoseisu kontrollimise protsessi kaasatakse ajutised asukohad.

Laohaldussüsteemi integreerimine võib seda protsessi veelgi toetada, sidudes laotehingud kindlate ladustamiskohtadega. Lisateavet leiate JINHUI Racki artiklistkaubaaluste riiulite integreerimine laohaldussüsteemiga.

6. Määratlege laoseisu ja erandite käsitlemise reeglid

Mitte iga füüsiliselt laos olevat kaubaalust ei tohiks käsitleda saadaoleva varuna. Kaubad võivad olla kahjustatud, ootavad ülevaatust, alluvad kliendile kinnipidamisele, on määratud tellimusele või ootavad omandiõiguse kinnitamist.

Kui neid olekuid ei hallata järjepidevalt, võivad klient ja ladu teatada erinevatest kogustest isegi siis, kui mõlemad viitavad samale füüsilisele laoseisule.

Ladu peaks määratlema oma süsteemis kasutatavad laoseisud ja selgitama, millal iga olek kehtib.

Need on illustratiivsed kategooriad. 3PL-i operaator peaks kasutama olekuid, mis vastavad tema WMS-i konfiguratsioonile, kliendilepingutele ja töönõuetele.

Kui teatatakse lahknevusest, tuleks mõjutatud laoseisu käsitleda kindlaksmääratud protseduuri kohaselt. See võib hõlmata külgnevate asukohtade kontrollimist, hiljutiste tehingute ülevaatamist, kliendi juhiste kinnitamist ja vajaduse korral edasiste liikumiste piiramist.

7. Looge standardne varude lahknevuse uurimise protsess

Kui klient teatab puuduvatest või üleliigsetest laovarudest, peaks ladu järgima korratavat uurimisprotsessi, mitte kohe muutma süsteemi kogust.

Struktureeritud protsess võib sisaldada järgmisi samme.

1. Registreeri lahknevus:Salvestage klient, SKU, kõnealune kogus, teatatud asukoht ja avastamise kuupäev.
2. Kontrollige füüsilist laoseisu:Kontrollige määratud riiuli asukohta, läheduses asuvaid asukohti, ajutisi ladustamisalasid ja muid uurimise seisukohast olulisi kinnitatud asukohti.
3. Tehingute ajaloo vaatamine:Uurige vastuvõtmise, ärapanemise, täiendamise, komplekteerimise, üleandmise, tagastamise ja korrigeerimise kirjeid.
4. Kontrollige tõendavaid dokumente:Vaadake üle tarneandmed, tellimusdokumendid, fotod, erandite aruanded ja muud saadaolevad tõendid.
5. Tuvastage tõenäoline põhjus:Tehke kindlaks, kas erinevus tulenes vastuvõtuveast, asukohaveast, tehingu tegematajätmisest, kahjustusest, valikuprobleemist või muust põhjusest.
6. Leppige kokku järgmises tegevuses:Järgige paranduste, pretensioonide või laoseisu paigutamiseks kokkulepitud kliendisuhtlus- ja kinnitusprotsessi.
7. Dokumenteerige tulemus:Registreerige uurimistulemused, lubatud kohandused ja parandusmeetmed.

Näiteks kui WMS näitab viit kaubaalust, kuid määratud riiuliasendist leitakse ainult neli, peaks ladu kontrollima hiljutisi liikumisandmeid ja muid asjakohaseid asukohti, enne kui jõuab järeldusele, et üks alus on puudu.

Uurimine peaks eristama kinnitatud fakte ja võimalikke selgitusi. Kui olemasolevad tõendid ei suuda põhjust kindlaks teha, tuleks aruandes märkida, et lahknevus jääb lahendamata, selle asemel, et esitada oletus kinnitatud leiuna.

8. Leppige kokku kohustustes ja aruandluse tähtaegades

Varude kontroll on jagatud tööprotsess 3PL-i pakkuja ja tema klientide vahel. Vaidluste lahendamine võib muutuda keerulisemaks, kui pooltel on erinevad ootused selle kohta, mida tuleb kontrollida, milliseid tõendeid esitada või millal tuleb lahknevusest teatada.

Kliendilepingud ja tööprotseduurid peaksid selgitama vastutust sellistes küsimustes nagu:

• Täpse eelsaadetise ja tooteteabe pakkumine.
• SKU, koguse ja käitlemisnõuete kinnitamine.
• Puuduste, üleliigsete kaupade ja nähtavate kahjustuste dokumenteerimine kättesaamisel.
• Vajadusel varude korrigeerimise lubamine.
• Valimise, tarnimise ja laoseisu lahknevustest teatamine.
• Vaidlustatud tehingute kohta tõendite esitamine.
• Eskalatsioonikontaktide määratlemine lahendamata juhtumite jaoks.

Aruandluse ajakava tuleks eelnevalt kokku leppida ja kajastada osutatavaid teenuseid. Näiteks võivad osapooled määrata, millal tuleb teavitada vastuvõtvast erandist ja kui kiiresti tuleb uurimise värskendus esitada.

Samuti on kasulik korraldada korduvate lahknevuste korral regulaarne ülevaatuskoosolek. Mustrite koos ülevaatamine võib aidata mõlemal osapoolel lahendada eelnevaid probleeme, nagu ebatäpne saadetiste teave või ebaselged toote identifitseerimise reeglid.

9. Kasutage probleemide varaseks avastamiseks tsükliloendust

Regulaarne tsükliloendus võib tuvastada koguse- ja asukohaerinevused enne, kui need arenevad suuremateks töövaidlusteks. Selle asemel, et oodata kliendi kaebust või täielikku laoseisu, kontrollivad laomeeskonnad valitud SKU-sid, riiulipositsioone või laogruppe vastavalt planeeritud ajakavale.

Loendamise sagedus peaks kajastama lao varude riske, tehingumahtu, toote väärtust, varasemaid lahknevusi ja tegevusnõudeid.

Loendamise ajal peaksid töötajad kontrollima toote identiteeti, füüsilist kogust, riiuli asukohta ja asjakohast laoseisu. Kui avastatakse erinevus, peaks ladu seda enne korrigeerimist uurima.

Tsükliloendamine on kõige kasulikum, kui see on ühendatud parandusmeetmete protsessiga. Kui vastuvõtmise või täiendamise ajal esineb korduvalt sama tüüpi lahknevusi, peaks ladu selle töövoo üle vaatama, selle asemel, et tugineda ainult sagedasematele loendustele.

Täpsemalt vtkuidas hallata kaubaaluste riiulite laotsüklite loendamist laos.

10. Säilitage laoseisunõuete kohta usaldusväärseid tõendeid

Selged tõendid aitavad 3PL-i operaatoril ja kliendil juhtunut mõista ja otsustada sobiva järgmise sammu üle. Tõendite esitamise nõuded peaksid olema tehinguga proportsionaalsed ja määratletud teenuslepingus või tegevuskorras.

Olenevalt olukorrast võivad kasulikud kirjed sisaldada järgmist:

• Saatedokumendid ja aruannete vastuvõtmine.
• Toote, kaubaaluse või saadetise identifikaatorid.
• Ajatempliga varude tehingud.
• Kirjed riiuli asukoha muutmise kohta.
• Fotod kahjustatud kaubast või saatmistingimustest.
• Korje-, pakkimis- ja väljasaatmisdokumendid.
• Kinnitatud laoseisu korrigeerimised.
• Uurimismärkmed ja kliendisuhtlus.

Dokumente tuleks säilitada vastavalt organisatsiooni dokumentide säilitamise poliitikale, kliendilepingutele ja kehtivatele nõuetele. Juurdepääsu klientide laoandmetele tuleks samuti kontrollida, et tundlik teave oleks kättesaadav ainult volitatud töötajatele.

Eesmärk ei ole koguda pabereid ilma eesmärgita. Selle eesmärk on säilitada piisavalt usaldusväärset teavet, et jälgida varude liikumist, kontrollida erandeid ja selgitada, kuidas otsus tehti.

11. Varude täpsuse ja vaidluste suundumuste mõõtmine

3PL ladu saab kasutada tegevusnäitajaid, et tuvastada korduvad laoprobleemid ja hinnata, kas parandusmeetmed on tõhusad.

Mõõdikuid tuleks tõlgendada kontekstis. Näiteks võib suur arv kohandusi viidata protsessi nõrkusele, kuid see võib kajastada ka varem registreerimata vigade paremat tuvastamist. Põhjuste ülevaatamine numbrite kõrval annab kasulikuma pildi laoseisu kontrolli toimimisest.

12. Levinud vead, mis suurendavad laoseisu vaidlusi

Varude värskendamine ilma füüsilise kontrollita

Süsteemi koguse muutmine lihtsalt seetõttu, et see erineb kliendiaruandest, võib tegelikku põhjust varjata. Enne korrigeerimise kinnitamist kontrollige vastavat laoseisu ja tehingute ajalugu.

Ajutiste asukohtade süsteemist väljajätmine

Ülevoolu-, peatus- või ülevaatusaladele paigutatud kaupu võib olla raske jälgida, kui nende asukohti ei registreerita. Varude kontrollimise protsessi tuleks kaasata ajutised asukohad.

Sarnaste toodete segamine ilma selge identifitseerimiseta

Sarnased pakendid või tootekirjeldused võivad kaasa tuua valiku- ja vastuvõtuvigu. Kasutage lao inventuuriprotseduurides nõutavaid identifitseerimisvälju ja silte.

Kahjustatud või hoitud varude salvestamine ebaõnnestus

Kui kahjustatud või piiratud laovarud on endiselt saadaval, võib klient oodata kaupu, mida ei saa vabastada. Uuendage laoseisu ja dokumenteerige erand vastavalt kokkulepitud protsessile.

Tuginedes mitteametlikule suhtlusele

Ainuüksi suulised selgitused ei pruugi anda piisavalt teavet vaidlusaluse tehingu hilisemaks lahendamiseks. Olulised otsused, kinnitused ja järeldused tuleks dokumenteerida vastavas süsteemis või dokumendis.

Üksikute vigade parandamine nende põhjustega tegelemata

Korduvad lahknevused võivad viidata sellele, et vastuvõtu-, korjamis-, üleandmis- või koolitusprotseduur vajab täiustamist. Vaadake üle korduvad mustrid ja määrake vastutavale isikule või meeskonnale parandusmeetmed.

3PL laovarude vaidluste ennetamise kontroll-loend

Laohaldurid saavad klientidega laokontrolliprotseduuride ülevaatamisel kasutada järgmist kontroll-loendit.

Korduma kippuvad küsimused

Mis põhjustab laovaidlusi 3PL ladude ja klientide vahel?

Tavalisteks põhjusteks on koguste erinevuste saamine, registreerimata laoliikumised, valed riiulite asukohad, komplekteerimisvead, kahjustatud kaubad, ebaselge varude kuuluvus ja ebajärjekindlad laoseisu kirjed.

Kuidas saab 3PL ladu tõestada, et varud on vastu võetud?

Ladu saab säilitada vastuvõtuandmeid, mis tuvastavad saadetise, toote, kontrollitud koguse, vastuvõtukuupäeva ja kõik erandid. Vajadusel võivad kasulikud olla ka täiendavad dokumendid ja fotod.

Mida peaks 3PL tegema, kui füüsiline laovaru ei vasta WMS-ile?

Kontrollige tegelikku laoseisu, vaadake üle asjakohased asukohad ja tehingute ajalugu, uurige tõendavaid dokumente ja uurige tõenäolist põhjust. Kõik kohandused peaksid järgima lao autoriseerimis- ja dokumenteerimisprotseduure.

Kuidas saavad 3PL laod vältida erinevate klientide varude segunemist?

Kasutage selgeid klientide omandiõiguse kirjeid, ühtseid tooteidentifikaatoreid, määratletud asukohareegleid ja tehingute kontrollimise protseduure. Jagatud hoiualasid tuleks kasutada ainult seal, kus laosüsteemid ja tööreeglid suudavad tagada usaldusväärse laotuvastuse.

Kas kaubaaluste riiulid mõjutavad laovaidluste vältimist?

Jah. Selgelt organiseeritud riiulipaigutus ja järjepidev asukoha tuvastamine võivad aidata töötajatel tooteid leida ja kontrollida füüsilist laoseisu. Siiski on vaja ka täpset laoarvestust ja distsiplineeritud tehinguprotseduure.

Kui sageli peaks 3PL ladu oma klientidega laoseisu kokku viima?

Sobiv ajakava sõltub tehingumahust, laoriskist, kliendilepingutest ja varasematest lahknevustest. Regulaarne aruandlus ja plaanitud ülevaatused võivad aidata erinevusi varakult tuvastada, samas kui tsüklite loendamine tagab pideva füüsilise kontrolli.

Järeldus

3PL ladude ja nende klientide vaheliste laovaidluste ennetamine eeldab järjepidevat seost füüsiliste kaupade, laokohtade, süsteemitehingute ja kliendilepingute vahel. Täpne vastuvõtt, selge varude kuuluvus, dokumenteeritud laoliikumine ja struktureeritud lahknevuste uurimisprotsess aitavad vähendada ebakindlust.

Laopidajad peaksid kasutama ka tsüklite loendamist ja toimivuse ülevaatamist, et tuvastada korduvad probleemid enne, kui need mõjutavad klientide tellimusi või ärisuhteid. Lahknevuste ilmnemisel hõlbustavad usaldusväärsed tõendid ja selgelt määratletud kohustused juhtunu tuvastamist ja järgmiste sammude kokkuleppimist.

Kombineerides organiseeritud kaubaaluste ladustamise täpse laoarvestuse ja järjepidevate tööprotseduuridega, saavad 3PL laod parandada varude jälgitavust, toetada usaldusväärsemat tellimuste täitmist ja luua tugevamaid kliendisuhteid.

JINHUI Rack pakub tööstuslikke kaubaaluste riiulite lahendusi erinevatele laonõuetele. Sobiva laokonfiguratsiooni saamiseks jagage meeskonnaga oma laoplaani, kaubaaluste mõõtmeid, koormusnõudeid ja töövajadusi.

WhatsApp: +86 185 0252 7163

Meil: info@jhrack.com